Minha Experiência com o Inbox Zero

Me desafiaram a mostrar meu inbox no gmail. Precisei escrever uma longa explanação, mas vale a pena compartilhar aqui:

Eu aplico aqui princípios do GTD e do Inbox Zero. Eis o meu screenshot.

GMail:

Basicamente, eu uso uma versão especial do GMail pertencente a um serviço chamado Google Apps for Your Domain. Eis porque eu tenho gtalk e o meu gmail acessa o leal.eng.br. E eis o motivo porque eu quase nunca respondo ao meu endereço no gmail.com (eu realmente não o uso, apenas em casos muito especiais).

Plugins:

Basicamente, eu uso o Remember The Milk, mas não tanto quanto gostaria, e principalmente o GTDInbox, que é um plugin para o Firefox que ajuda a transformar o GMail em uma ferramenta de GTD (Getting Things Done), um livro sobre organização pessoal (traduzido em português como "A Arte de Fazer a Coisa Acontecer").

O GTD é uma metodologia de organização pessoal que envolve um workflow natural para as suas atividades. Em particular, ao receber um email e usando o GTDInbox, atribuo uma etiqueta relativa ao seu status, contexto, projeto ou referência. O GTD me obriga a estabelecer uma atividade de revisão dos items. Por isto que muitos sábados e segundas-feiras envolvem emails enviados para retomar projetos e tarefas que ficaram em aberto.

Outros acessos:

O label "bcc / alertas" costuma ser destinação dos meus filtros para as mensagems emitidas pelo Google Agenda. Existe um processo Java que abre esta caixa via IMAP (aonde os labels viram pastas) e reenvia os emails ainda não lidos via SMTP para a lista.

A idéia do meu inbox é basicamente possuir ou emails recentes e que não foram filtrados, de forma que possa acompanhar novidades recentes no meu celular (pelo Applet do Gmail ou pelo cliente imap do meu celular).

Varrendo o conteúdo:

Etiquetas com cores envolvem coisas que costumam exigir uma atenção ou reação imediata. São o caso da etiqueta "bcc / cc" (convites do computacaocesupa) ou os do Orkut (cada vez menos, pois agora scraps vão via SMS para mim). Estas etiquetas com cores também estão como atalhos no meu applet do gmail pro celular.

Organizando:

Implementar um processo de Inbox Zero não é fácil, mas os benefícios se pagam.

Basicamente, depois de muito deliberar, decidi marcar tudo e arquivar. Ao longo do tempo, cada email que surgia, ou eu criava um filtro ou revisava o existente. Mensagens que eu não desejava mais, eu desassinava a lista. Os que não se comportavam mais, eu criava outros filtros pra diretamente apagar a mensagem. Ao longo de uma semana, eu já havia atingido o nirvana de zero mensagens na caixa postal. :)

Etiquetas Hierárquicas:

Não sei se o gmail o faz (via IMAP, faz), mas pastas como "bcc / cc" tendem a serem divididas em 2 pastas. O GTDInbox faz isso. Pastas de Status, Contexto, Projeto e referencias adotam a convenção do GTDInbox e usam um prefixo pela natureza ("P:meut.cc", "S:Waiting On", "R:Reference" e por aí vai.

Plus Local Addressing:

O GMail suporta uma feature chamada "Plus Local Addressing". Em sites que validam corretamente endereços de email, eu posso entrar um endereço como "aldrin+texto@gmail.com". Todos terminam na mesma conta, mas porém eu posso filtrar pelo endereço do campo "Para". É útil para emails que você sabe que vão rolar entre vários sites, ou quando quero mandar um email direto para ação ou referência.

Pontchinho:

Algo pouco conhecido no gmail é que o ponto não é muito importante. Por exemplo, "aldrin.leal1980@gmail.com" vai para "aldrinleal1980@gmail.com". Assim, você pode cadastrar-se em sites como, por exemplo "fulano.detal@gmail.com", ou "fulano.de.tal@gmail.com" e recebê-los em fulanodetal@gmail.com. O mesmo princípio do Item anterior se aplica, com a vantagem que a maioria dos sites certamente aceita isso ao invés do Plus Local Addressing.